Chorale de l'Est parisien (CEP)

La chorale / L'association

Règlement intérieur

Le texte ci-dessous du règlement intérieur a été approuvé par le conseil d'administration le 3 mars et le 13 octobre 2015. Le montant des cotisations est fixé par lors des réunions de l'assemblée générale ordinaire.

 

0. Préambule

Le présent règlement intérieur complète et précise les statuts de l’association « Chorale de l'Est parisien » (CEP). Il s’applique obligatoirement à l'ensemble des membres, aux candidats souhaitant entrer dans l'association, ainsi qu'à tous les participants aux activités de l'association et aux accompagnants.

Les limites de l'action de l'association sont définis par l'article 2 de ses statuts :

  1. Instaurer et propager le chant choral dans Montreuil et sa région ;
  2. Contribuer au développement de l'animation musicale, notamment en s'insérant dans les manifestations culturelles organisées sur le plan tant local que national, voire international ;
  3. Faire connaître et aimer la musique au plus grand nombre.

TITRE 1 - MEMBRES ET PARTICIPANTS

1.1. Adhésions et perte de la qualité de membre

1.1.1. Adhésion

Les personnes désirant adhérer doivent transmettre au bureau un bulletin d'adhésion.

Le bureau statue sur les demandes lors de chacune des ses réunions.

Toute demande peut être refusée ou ajournée sans justification.

1.1.2. Perte de la qualité de membre

a) La démission doit être adressée au bureau. Elle n'a pas à être motivée par le membre démissionnaire.

b) La radiation d'un membre peut être prononcée par le Conseil d'administration pour infraction aux statuts ou pour motif grave, l'intéressé ayant été invité par lettre recommandée à fournir des explications devant le bureau.

Sont notamment réputés constituer des motifs graves :

  • toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l'association ou à sa réputation ;
  • le non respect des lois et règlements, des droits et devoirs des adhérents définis ci-après, en particulier en ce qui concerne la sécurité et la protection de la vie personnelle ;
  • une mauvaise déclaration d'identité ou l'usurpation d'identité ou d'un compte électronique.

c) La perte de la qualité de membre est automatique en cas de non-paiement de la cotisation et des autres services le jour de la réunion annuelle de l'Assemblée générale.

d) En cas de décès d'un membre, les héritiers ou les légataires ne peuvent prétendre à un quelconque maintien dans l'association.

1.2. Membres et participants

1.2.1. Membres d'honneur

Les membres d'honneur sont désignés par le Conseil d'administration pour les services qu'ils ont rendus ou qu'ils rendent à l'association.

Ils sont dispensés de cotisation.

Ils ont les mêmes droits et obligations que les membres actifs.

1.2.2. Membres bienfaiteurs

Les membres bienfaiteurs versent une cotisation annuelle spéciale.

Ils ont les mêmes droits et obligations que les membres actifs.

1.2.3. Membres actifs

Un membre actif peut participer à toutes les activités et bénéficier des services de l'association dans le conditions du présent règlement intérieur.

1.2.4. Participants

Certaines activités de l'association sont ouvertes au public.

Chaque personne souhaitant participer à une activité remplit un bulletin d'inscription et il verse une adhésion annuelle spéciale en plus du tarif de l'activité.

Toute demande de participation peut être refusée sans justification, notamment en fonction de la capacité d'accueil de l'association.

Les participants s'engagent à respecter le présent Règlement intérieur. Les statuts ne sont pas applicables aux participants non membres. Ils ne prennent pas part aux réunions de l'Assemblée générale.

1.2.5. Accompagnants

Les ateliers d'été sont aussi ouverts aux personnes ne participant pas aux activités musicales.

Ils peuvent bénéficier d'un tarif spécial, mais ils sont assujettis aux conditions de l'article 1.2.4. Participants.

1.3. Cotisations et tarifs

1.3.1. Fixation

Le montant des cotisations annuelles est fixé chaque année par l'Assemblée générale sur proposition du Conseil d'administration. Le prix des services est fixé par le Conseil d'administration.

Lorsque l'Assemblée générale modifie le montant des cotisations annuelles au début d'une année civile, la différence avec celui de l'année précédente doit être payée ou remboursée.

Chaque cotisation couvre une année scolaire, de la première répétition de septembre jusqu'à celle de l'année suivante.

La cotisation est payable en une, deux ou trois fois, en liquide, par virement ou par chèques tous datés et remis lors du premier paiement. Ils seront encaissés aux dates convenues avec le trésorier.

Les nouveaux choristes souhaitant entrer dans l'association peuvent participer gracieusement à trois répétitions. Ils doivent ensuite acquitter un montant en fonction de la date d'entrée dans l'association : la totalité du montant précédent de septembre à décembre ; les 2/3 du montant de janvier à mars ; le 1/3 du montant d'avril à juin.

Tout paiement versé à l'association est définitivement acquis. Cette clause s'applique même en cas de paiement en plusieurs fois. Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d'exclusion, ou de décès d'un membre en cours d’année. De même, sauf mention explicite sur le bulletin d'inscription, le prix d'une activité ou d'un service reste exigible et est non remboursable dès le dépôt ou l'envoi de la demande ou  de l'inscription.

1.3.2. Montant des cotisations annuelles

  Saison
2018-19
           Membres bienfaiteurs : 180 € ou plus
  Membres actifs : 180 €  
  Participants : 5 €  

1.3.3. Prix des activités et des services

Le prix de chaque activité ou service est celui inscrit sur le site de l'association ou sur le bulletin d'inscription.

1.4. Droits et devoirs des membres et des participants

1.4.1. Respect mutuel

Chaque membre et chaque participant aux activités de l'association a droit au respect de ses conceptions philosophiques, de ses croyances et de ses opinions. Inversement, chacun s'engage à respecter celles d'autrui et à éviter tout prosélytisme de quelque sorte. Bien qu'engagée socialement, l'association est aconfessionnelle et apolitique ; le racisme, la xénophobie et l'intolérance n'y sont pas admis.

1.4.2. Droit à l'image

Projet d'article non validé par le CA :

Les participants aux des activités de l'association ont un droit exclusif sur leur image et l'utilisation qui en est faite.

À l'exception d'illustrations visuelles ou sonores des actions publiques de l'association, prises sous sa responsabilité, les photos et enregistrements sonores des activités de l'association sont réservés à un usage privé.

1.4.3. Partitions et supports

Les partitions et les autres supports de travail sont généralement fournis aux membres et aux participants aux activités de l'association. Exceptionnellement (partitions volumineuses, cédéroms...), une participation financière peut être demandée.

1.4.4. Répétitions

Pendant les répétitions, les consignes du chef de chœur doivent être écoutées et respectées. Les pupitres qui ne sont pas appelés à chanter observent le silence. Les critiques sont de la responsabilité exclusive du chef.

Dans l'esprit de convivialité qui est de tradition dans l'association, les adhérents apportent une aide discrète et bienveillante à ceux qui en ont besoin, notamment aux nouveaux membres qui doivent acquérir rapidement la maitrise des œuvres déjà inscrites au répertoire.

1.4.5. Travail préparatoire

Pour être efficaces et satisfaisantes, les répétitions doivent absolument être préparées par chaque choriste par un travail individuel à partir des partitions et des enregistrements par pupitre.

Ces enregistrements sont à l'écoute sur le site internet, indexés par phrase musicale. Les fichiers MP3 sont téléchargeables. Des cédéroms sont gravés pour ceux n'ayant pas d'accès réseau.

1.4.6. Concerts et manifestations

La tenue de concert est fixée par le bureau pour chaque manifestation. Elle s'impose à chacun des participants.

1.4.7. Adresses de messagerie

Tout comme les numéros de téléphone et les adresses postales, les adresses de messagerie des membres, des participants et des abonnés de l'association sont des informations personnelles à protéger. Elles ne doivent pas être divulguées sans autorisation.

En particulier et pour réduire en outre le risque de courriers indésirables, lors de l'envoi en nombre, les adresses des destinataires doivent être mentionnées en copie cachée (Cc). Si le message ne comporte plus alors de destinataire principal, l'émetteur placera alors sa propre adresse à cet effet.


TITRE 2 - FONCTIONNEMENT DE L'ASSOCIATION

Cette section ne s'applique qu'aux membres de l'association.

2.1. Assemblée générale

2.1.1. Convocation

Les membres de l'association à jour de leur cotisation sont réunis en assemblée générale ordinaire ou extraordinaire.

Quinze jours au moins avant la date fixée, le président ou le secrétaire annonce lors d'une répétition, par messagerie à tous les membres et par publication sur le site de l'association la convocation à l'assemblée générale en précisant l'ordre du jour sommaire.

2.1.2. Présidence

L'Assemblée générale est présidée par le président de l'association ou, à défaut, par le secrétaire ou par le trésorier.

2.1.3. Votes

Les membres présents, à jour de leurs cotisations, votent à main levée. Toutefois, un scrutin secret peut être demandé sur l'ordre du jour ou par le quart des membres présents.

Un membre qui ne peut participer à une assemble générale peut donner procuration à un autre membre. Un membre présent ne peut disposer que d'une seule procuration.

2.1.4. Validité des décisions

Ne peuvent être soumises à délibération que les questions soumises à l'ordre du jour. Les décisions sont prises à la majorité des voix exprimées. En cas de partage, la voix du président de l'assemblée est prépondérante.

L'assemblée générale ne peut valablement délibérer que si le nombre des membres présents et représentés atteint au moins le tiers des membres admissibles.

Si ce quorum n'est pas respecté, les questions en suspens seront soit soumises à vote électronique, soit présentées lors d'une assemblée extraordinaire convoquée à cet effet. Dans les deux cas, les décisions peuvent alors être prises à la majorité simple.

2.1.5. Assemblée générale ordinaire

L'assemblée générale ordinaire se réunit au début de chaque année.

L'Assemblée générale ordinaire entend le rapport moral ou d'activité et la situation financière de l'association. Elle approuve les comptes de l'exercice écoulé, vote le budget de l'exercice suivant. Elle délibère sur les orientations à venir et sur les questions à l'ordre du jour. Elle fixe le montant des cotisations de la saison suivante. Elle pourvoit à la nomination ou au renouvellement des membres du Conseil d'administration.

2.1.6. Assemblée générale extraordinaire

Si besoin est, sur proposition du Conseil d'administration ou sur la demande de la moitié des membres à jour de leur cotisation, le président ou le secrétaire convoque une assemblée générale extraordinaire.

2.2. Conseil d'administration

2.2.1. Composition et renouvellement

La composition du Conseil d'administration et le renouvellement de ses membres, annuel ou en cas de vacance, sont définis par l'article 10 des statuts.

2.2.2. Missions du Conseil d'administration

Dans le respect des statuts et à l'exception des actes ou opérations réservés à l'Assemblée générale, le Conseil d'administration administre l'association : il élit annuellement les membres du bureau ; il fixe l'ordre du jour de l'assemblée générale ; il établit le budget ; il fixe le prix des services et propose celui des cotisations ; il définit les règles du fonctionnement interne de l'association et, à ce titre, il rédige le règlement intérieur ; il propose et organise les diverses activités et actions de l'association ; il est garant de l'image de l'association ; il décide des adhésions de nouveaux membres ; il prend les sanctions à l'encontre des membres ne respectant pas les objectifs et les règles de l'association ; etc.

Le Conseil d'administration délègue les pouvoirs nécessaires aux membres du bureau et à toute autre personne membre du Conseil.

Les décisions sont prises à la majorité des voix des présents ; en cas de partage, la voix du président est prépondérante.

2.2.3. Réunions

Le Conseil d'administration se réunit au moins trois fois par an avec les objectifs suivants :

  • en septembre ou octobre, définition du programme de la saison (de septembre à aout) ;
  • en décembre ou janvier, préparation de l'Assemblée générale ordinaire ;
  • en mai ou juin, bilan intermédiaire, point sur l'organisation des ateliers d'été et préparation de la saison suivante.

Le Conseil d'administration peut être aussi réuni à la demande du président ou du quart de ses membres.

Le Conseil d'administration peut inviter toute personne à participer à tout ou partie de ses débats. En particulier, il peut autoriser un ou plusieurs membres de l'association à assister à ses réunions, sans voix délibérative. La présence du chef de chœur est souhaitable lors de la réunion de mai ou juin.

2.3. Bureau

Le bureau est composé d'un président, d'un secrétaire et d'un trésorier. Ces deux derniers doivent être membres actifs, élus au Conseil d'administration.

Les membres du bureau peuvent se faire assister. Les fonctions de vice-président, secrétaire adjoint et trésorier adjoint doivent être approuvées par le Conseil d'administration.

Les membres du bureau doivent disposer d'un accès internet et d'une boite à lettres électronique qu'ils relèveront au moins toutes les 48 heures en périodes actives.

Le bureau prépare les travaux, propositions et ordre du jour à soumettre au Conseil d'administration ; il exécute au quotidien les décisions du Conseil d'administration ; il prend toutes les décisions nécessaires au bon fonctionnement de l'association entre deux réunions du Conseil d'administration.

La validité des délibérations nécessite la présence de la moitié des membres du bureau. Les décisions devront être prises à la majorité des 2/3 des membres présents.

2.4. Démocratie électronique

2.4.1. Échanges officiels

Les échanges officiels (convocations, notifications, etc.) au sein de l'association peuvent être effectués par messagerie électronique et par publication sur le site de l'association, pour tous les membres et participants ayant communiqué une adresse de courrier électronique.

2.4.2. Débats électroniques

Des outils électroniques peuvent permettre des échanges entre les membres de l'association, voire au delà, sur tous les sujets entrant dans son objet défini à l'article 2 des statuts.

Le bureau peut solliciter l'avis des membres du Conseil d'administration par voie électronique, tout en veillant à associer les membres non connectés.

À son initiative ou à la demande du Conseil d'administration, le bureau peut également solliciter, dans les mêmes conditions, l'avis des membres, des participants à une activité, voire des abonnés à l'association.

2.4.3. Consultation électronique

Les réunions du bureau peuvent être remplacées par des échanges électroniques. Pour la validité des décisions, la participation à une question donnée compte pour une présence. Le délai de réponse à une question sera de 3 à 8 jours en périodes d'activité.

Aucune décision du Conseil d'administration ne peut être prise par ce moyen tant qu'un seul de ses membres n'est pas connecté.

2.5. Comptabilité

2.5.1. Tenue des comptes

Le trésorier tient à jour les comptes de l'association. Il doit être capable de les présenter et les justifier à la suite d'une demande du président ou du Conseil d'administration.

2.5.2. Vérification

 Le Conseil d'administration peut à tout moment, notamment avant une Assemblée générale, nommer un commissaire aux comptes pour vérifier la comptabilité. Le trésorier mettra alors à sa disposition toutes les informations utiles à cette tâche.

2.5.3. Remboursements

Les fonctions des administrateurs et celles d'animation sont bénévoles.

Seuls les frais engagés dans le cadre de ces fonctions sont susceptibles d'être remboursés, sur justification et sous réserve d'une demande préalable auprès du Conseil d'administration ou du président. Il est possible de faire don de ces frais à l'association en vue de bénéficier d'une réduction d'impôts.


TITRE 3 - ACTIVITÉS DE L'ASSOCIATION

Sont présentées ici les activités régulières de l'association. D'autres peuvent être organisées, ponctuellement ou non, en particulier suivant les opportunités d'actions communes avec d'autres chorales.

3.1. Direction musicale

La direction musicale de la chorale et le choix des œuvres au programme sont de la responsabilité du chef de chœur.

Le Conseil d'administration peut lui faire des propositions sur le programme et les activités.

3.2. Répétitions et weekends de travail

C'est par les répétitions et les weekends de travail que les choristes apprennent à chanter et mettent au point les œuvres qu'ils présentent en concert.

Les séances sont programmées en dehors des périodes de vacances scolaires de la région parisienne suivant un calendrier fixé par le chef de chœur et le bureau.

Les membres actifs, c'est-à-dire les choristes de la CEP, participent aux répétitions et aux weekends de travail et accèdent aux pages protégées du site internet, en particulier aux enregistrements de travail et des précédents concerts.

3.2.1. Répétitions

Sauf exceptions, les répétitions ont lieu tous les lundis de 20 h 30 à 22 h 30 dans la salle du 60, rue Franklin à Montreuil.

Certaines répétitions ont lieu le jeudi aux mêmes heures et au même endroit. Elles sont en général consacrées soit à un travail général par pupitre, soit à la préparation d'une représentation.

Le programme détaillé des répétitions est fourni par le chef au début de chaque trimestre.

3.2.2. Weekends de travail

Environ une fois par trimestre, un weekend prolonge les répétitions dans l'apprentissage du chant et des œuvres au programme.

3.3. Concerts et autres représentations

Outre son traditionnel concert annuel en juin, la CEP peut prendre part à d'autres représentations à son initiative ou à la demande de collectivités ou d'organismes externes. Dans ce cadre, elle peut intervenir lors de commémorations historiques.

L'association organise ou participe aussi régulièrement à des concerts en commun avec un ou plusieurs groupes vocaux (échange avec une autre chorale, participation à un festival, etc.).

3.4. Rencontres de chant choral de Montreuil

Organisées depuis plus de 35 ans, les rencontres qui ont lieu un weekend (le samedi après-midi et le dimanche) de février rassemblent à chaque fois de 50 à 60 participants.

Sous la direction d'un ou de deux chefs de chœur, quelques œuvres sur deux thèmes différents sont proposées pour une découverte et un apprentissage rapide.

Les rencontres sont ouvertes à tous, membres de la CEP ou non, après paiement de la cotisation de participant et d'une contribution aux frais pédagogiques. Les réservations sont ouvertes deux ou trois mois avant chaque session.

3.5. Ateliers musicaux d'été

Depuis près de 30 ans, l'association organise chaque année, la dernière semaine d'aout (du samedi après-midi au samedi matin suivant), un atelier musical d'été qui se déroule en général ainsi :

  • Chacun des deux chefs prépare un programme pédagogique sur un thème musical choisi par lui ;
  • Les choristes participent aux séances successivement avec chaque chef tous les matins, parfois aussi en soirée ;
  • Des activités touristiques sont prévues les après-midis, organisées par des bénévoles de la CEP ;
  • L'hébergement complet (sauf le déjeuner du mercredi) est le plus souvent dans un centre familial de vacances.

Les ateliers sont ouverts à tous, choristes ou accompagnants, ayant acquitté la cotisation annuelle de membre ou de participant.

Les inscriptions ont lieu entre janvier et mai. En cas de désistement après la date limite, une somme forfaitaire pour frais de dossier et impact économique restera acquise à l'association, sans garantie de remboursement par l'hébergeur de la partie qui le concerne.

3.6. Site internet

Sous la responsabilité du Conseil d'administration, le site internet de l'association est géré par le secrétaire qui peut déléguer une part de cette fonction.

Les informations qu'il contient sont sous copyright de l'association et du ou des chefs de chœurs concernés. En dehors de l'annonce des concerts et des activités, elles ne doivent pas être rediffusées sans autorisation.

Le site participe à la communication externe, à la communication interne et à la gestion de l'association.

3.6.1. Communication externe

Informations publiques, accessibles à tous les internautes.

  • Faire connaitre l'association et ses activités et participer ainsi au recrutement de nouveaux adhérents ;
  • Présenter la chorale et les chefs de chœur ;
  • Annoncer et les concerts et les activités (rencontres, ateliers d'été...) et décrire les modalités de participation ;
  • Diffuser les actualités auprès des abonnés.

3.6.2. Communication interne

Informations restreintes aux membres de l'association et à ses invités et éventuellement aux participants aux activités pour ce qui les concerne. Toute transmission même partielle - en particulier les enregistrements sonores et les programmes détaillés - en dehors des membres de l'association est interdite sans un accord écrit du Bureau.

  • Diffuser de brefs échos sur la vie de l'association ;
  • Présenter les différents membres de l'association (trombinoscope) ;
  • Donner la composition du Conseil d'administration et du Bureau et diffuser leurs décisions ;
  • Diffuser le calendrier des activités ;
  • Publier le programme détaillé de chaque répétition et de chaque manifestation ;
  • Mettre à disposition les enregistrements par pupitre pour l'apprentissage des chants ;
  • Présenter succinctement les différentes œuvres du répertoire.

3.6.3. Gestion

Fonctions réservées aux gestionnaires.

  • Diffuser des informations aux membres, aux participants et aux abonnés ;
  • Aider à la gestion des inscriptions des membres, des participants aux activités et des abonnés ;
  • Garder une trace des activités des saisons antérieures.

TITRE 4 - DISPOSITIONS DIVERSES

4.1. Modification du règlement intérieur

Le présent règlement intérieur peut être modifié par le Conseil d'administration.

Les modifications sont applicables dès leur publication sur le site de l'association et leur diffusion aux membres.

Le Conseil d'administration doit examiner les demandes de modification présentées par 10 % des membres de l'association.

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